SKsL:n vuosi- tai teemanäyttelyn järjestäminen

SKsL:n jäsenseurat järjestävät vuosittain kaksi suurta, valtakunnallista näyttelyä: vuosinäyttelyn keväällä ja teemanäyttelyn syksyllä. Näyttelyt koetaan niin suuriksi urakoiksi, etteivät yksittäiset jäsenseurat aina uskalla lähteä niihin mukaan. Vaikka talkooporukka löytyisikin, taloudellinen riski saatetaan kokea liian suureksi. Turha pelätä!

Kustannuslaskelmasta kaikki lähtee

Kameraseurojen projektit alkavat sillä, että aktiiviporukka kokoontuu tapaamiseen, jossa asiaa käsitellään, suunnitellaan ja välillä riidellään leikkimielisesti. Tässä kohtaa päätetään myös tapahtuman ajankohdasta - liiton näyttelyn ollessa kyseessä alle vuoden varoitusaika voi käydä pieneksi.

Suurimmat kulut syntyvät aivan varmasti näyttelyluettelon painamisesta. Jos näyttelytila joudutaan vuokraamaan, syntyy siitä kuluja. Mikäli talkooporukkaa löytyy, jäävät muut kulut kuitenkin varsin pieniksi. Liitolla on näyttelyitä varten hankittuna 40*50cm lasikehyksiä, joita saa lainata ilmaiseksi. Yleensä joko kehysten noudon tai siirtämisen seuraavaan paikkaan joutuu kuitenkin kustantamaan - joko matkahuollon avustuksella tai vaikkapa autoretkenä toiselle paikkakunnalle.

Tulopuolella ovat asiat hyvällä mallilla jo ennen ensimmäistäkään puhelinsoittoa. Liitto tukee järjestävää seuraa 1000 euron summalla siinä vaiheessa, kun saa näyttelykuvien reprot haltuunsa. Nykypäivänä riittää niiden skannaus tai kuvaus digitaaliseen muotoon. Huom! Vain näyttelyyn hyväksytyt kuvat tarvitsee reprota.

Näyttelyyn osallistuvat henkilöt maksavat liiton hallituksen määrittelemän osallistumismaksun, joka on tällä hetkellä neljä (4) euroa / kuva tai kuusi (6) euroa / kuvasarja. Kuvamaksuja tulee yllättävän paljon, varmasti tuon saman 1000 euron edestä.

Näyttelyn tulo- ja menoarvio voisi olla erimerkiksi seuraavanlainen (Lappeenrannan teekkareiden kamerakerhon järjestämän vuoden 2001 teemanäyttelyn tilinpäätöstä mukaillen):

Yhden ison mainoksen saa myytyä helposti, ja toisen jälkeen on jo suurin osa rahoista kasassa. Taloudellinen riski ei ole suuri, mutta vähän aktiivisuutta se kyllä vaatii. LTKK:n näyttelystä jäi ylijäämää 2400mk (eli noin 400 euroa), joka käytettiin talkooporukan saunaillan järjestelykuluihin.

Jos järjestävän seuran tarkoitus on hakea avustuksia yksityisiltä rahastoilta, taidetoimikunnilta tai vastaavilta, kannattaa budjetin laatimiseen kiinnittää erityistä huomiota. Tulojen ja menojen olisi hyvä olla tarkalleen samat, koska näyttelyllä ei ole (ainakaan virallisesti) tarkoitus päästä rikastumaan.

Mainosten myynti kannattaa kuitenkin aloittaa jo hyvissä ajoin, jopa vuotta etukäteen. Monilla suurilla yrityksillä on jokavuotiset budjettinsa tällaiseen sponsoritoimintaan, eikä siitä kesken vuoden lipsuta.

Aikataulut on myös hyvä suunnitella hyvissä ajoin

Aikataulu voisi olla esim. seuraavanlainen (suluissa vastuuhenkilö):

1. Noin vuosi ennen näyttelyä
   • Hakemus liitolle (sihteeri)
   • Tilojen varaus: näyttely-, avajais-, ja kokoustila (pj)
   • Mainosmyynnin aloittaminen ja apurahahakemusten tekeminen (taloudenhoitaja)
   • Teemanäyttelyn kyseessä ollessa teeman valinta (työryhmä)
   • Tulo- ja menoarvion, työsuunnitelman ja aikataulun suunnittelu ja kirjaaminen (työryhmä)
2. Puoli vuotta ennen näyttelyä
   • Hotelleiden kilpailuttaminen avajaisviikonlopun osalta, mahdollinen ennakkovaraus ja viimeisen mahdollisen varauspäivämäärän selvittäminen (taloudenhoitaja)
   • Tiedotus muille seuroille esim. Klikin ja liiton kotisivujen kautta (sihteeri)
   • Näyttely ja mahdollinen teema
   • Järjestävän seuran nimi
   • Näyttelykuvien viimeinen lähetyspäivämäärä (noin 1-2 kk ennen näyttelyn avajaisia)
   • Näyttelykuvien lähetysosoite
   • Tieto siitä, onko projisoitavien kuvien sarjassa rajoituksia ("käytössämme on vain diaprojektori, joten tietokoneella esitettävät kuvat eivät käy")
   • Tilinumero kuvamaksuja varten ja kuvamaksujen suuruudet 4e/6e (kannattaa ehkä avata näyttelyä varten oma tili, johon mainos- ja kuvamaksutulot ohjataan)
   • Näyttelyn aikataulu ja avajaispäivämäärä, sekä hotellin/hotellien yhteystiedot, hinnat ja viimeiset varauspäivämäärät
   • Vastuuhenkilön yhteystiedot lisätietojen kysymistä varten
   • Näyttelykuvien valintaraadin kokoaminen (vähintään kaksi henkilöä) ja sen hyväksyttäminen liiton hallituksella. Raadissa tulisi olla yksi liiton hallituksen nimeämä henkilö valvomassa erityisesti sääntöjen noudattamista, mutta tätäkin nimeä voi hallitukselle ehdottaa. (raadin valitsija)
   • Avajaisviikonlopun esiintyjien etsiminen (työryhmä/pj)
   • Mahdollisen juhlapäivällisen kilpailuttaminen ravintoloiden/pitopalveluiden kesken (taloudenhoitaja)
3. Noin 1-3 kuukautta ennen näyttelyä
   • Avajaisviikonlopun ohjelmasta ja liiton kevät-/syyskokouksen ajasta ja paikasta tiedottaminen (sihteeri)
   • Painotalojen kilpailuttaminen näyttelyluettelon ja -julisteen osalta (luettelon taittaja)
   • Lehdistötiedotteiden alustava laatiminen kunniamainintoja lukuunottamatta - näiden kanssa tulee muuten kiire (sihteeri)
4. Viimeisen noin kuuden viikon aikana (eli näyttelykuvien saavuttua)
   • Näyttelykuvien valinta (valintaraati)
   • Avajaiskutsujen lähettäminen näyttelyyn päässeille kuvaajille, liiton hallitukselle ja jäsenseuroille, sekä ko. kunnan kulttuuriseurapiireille (sihteeri)
   • Kuvien digitalisointi
   • Näyttelyluettelon ja -julisteen taittaminen ja painaminen
   • Diaesityksen laatiminen
   • Avajaistarjoiluiden hankkiminen
   • Lehdistötiedotteiden postittaminen ja mahdollisen lehdistötilaisuuden pitäminen
   • Kuvien ripustaminen näyttelypaikalle (tässä voi lisätyövoimasta olla hyötyä)
   • Diaprojektorien, äänentoistolaitteiden, yms. hankkiminen avajaispäivän mahd. luentoja tai kuvaesityksiä varten
5. Avajaisten yhteydessä
   • Avajaisviikonlopun dokumentointi (ja kuvien toimittaminen myös Klikin käyttöön)
   • Niiden kuvien palauttaminen, jotka eivät päässeet näyttelyyn (postikuluissa säästää helposti paljon rahaa, kun antaa kuvat avajaisvieraiden mukaan)
   • Näyttelyluettelon julkistaminen
   • Puheita, esityksiä, ruokaa, juomaa... Se oli sitten siinä!
6. Näyttelyn jälkeen
   • Näyttelyn purkaminen
   • Viimeisten kuvien palauttaminen jäsenseuroittain
   • Yleisönosastonkirjoitus Klikkiin

Vaikka aikaisemmista näyttelyistä ja avajaisviikonlopuista onkin hyvä ottaa mallia, esim. vierailemalla parissa avajaisissa ennen omia, on myös uuden ideointi aina sallittua. Esim.Lappeenrannan näyttelyn yhteydessä perinteinen diaesitys oli korvattu tietokoneella esitetyllä multimediaesityksellä, joka sisälsi kuvien lisäksi esitystä varten sävelletyn musiikkikappaleen.

Kannattaako se sitten?

Loppusanoiksi on helppo väittää, että totta kai näyttelyn järjestäminen kannattaa. Työtä ja vaivaa siitä tietysti on, mutta jos viiden henkilön opiskelijaporukka järjestää tällaisen näyttelyn nollabudjetilla, on sen järjestäminen mahdollista kenelle tahansa.

Päivitetty 22.09.2008 klo 11.29