Näyttelyn järjestäminen käytännössä

SKsL:n jäsenseurat järjestävät vuosittain kaksi suurta, valtakunnallista näyttelyä: vuosinäyttelyn keväällä ja teemanäyttelyn syksyllä. Näyttelyt koetaan niin suuriksi urakoiksi, etteivät yksittäiset jäsenseurat aina uskalla lähteä niihin mukaan. Vaikka talkooporukka löytyisikin, taloudellinen riski saatetaan kokea liian suureksi. Turha pelätä!

Kustannuslaskelmasta kaikki lähtee

Kameraseurojen projektit alkavat sillä, että aktiiviporukka kokoontuu tapaamiseen, jossa asiaa käsitellään ja suunnitellaan. On suositeltavaa laatia projektisuunnitelma jossa kaikki hoidettavat tehtävät on aikataulutettu ja vastuutettu. Tässä kohtaa päätetään myös tapahtuman ajankohdasta – liiton näyttelyn ollessa kyseessä alle vuoden varoitusaika voi käydä pieneksi.

Suurimmat kulut syntyvät aivan varmasti näyttelyluettelon painamisesta. Jos näyttelytila joudutaan vuokraamaan, syntyy siitä kuluja. Mikäli talkooporukkaa löytyy, jäävät muut kulut kuitenkin varsin pieniksi. Liitolla on näyttelyitä varten hankittuna 40*50cm lasikehyksiä, joita saa lainata ilmaiseksi. Yleensä joko kehysten noudon tai siirtämisen seuraavaan paikkaan joutuu kuitenkin kustantamaan – joko matkahuollon avustuksella tai vaikkapa autoretkenä toiselle paikkakunnalle.

Tulopuolella ovat asiat hyvällä mallilla jo ennen ensimmäistäkään puhelinsoittoa. Liitto tukee järjestävää seuraa 1300 euron summalla siinä vaiheessa, kun saa näyttelyyn hyväksytyttyjen kuvien sähköiset versiot haltuunsa. Näyttelyyn hyväksytyistä vedoksista voi pyytää ao. henkilöiltä sähköiset versiot 300 dpi resoluutiolla sähköpostiin. Jos osaaamista löytyy niin vedokset voi myös reprota sähköiseen muotoon. Tälläin tuo sama 300 dpi tarkkuus vaaditaan myös näyttelyluetteloa varten.

Näyttelyyn osallistuvat henkilöt maksavat liiton hallituksen määrittelemän osallistumismaksun, joka on tällä hetkellä neljä (4) euroa/kuva ja nuorisojäseniltä (alle 30 v.) kaksi (2) euroa /kuva. Kuvamaksuja tulee yllättävän paljon, vähintäänkin tuon saman 1300 euron edestä.

Näyttelyn tulo- ja menoarvio voisi olla erimerkiksi seuraavanlainen:

Menot
Näyttelyyn hyväksyttyjen vedosten reproaminen 0
Näyttelyluettelon taittaminen 0
Näyttelyluettelon painaminen 3500
Näyttelyjulisteiden painaminen 150
Kuvien palautuspostitus 400
Avajaistarjoilut 100
Näyttelytilan vuokra 0
Kehysten kuljetus 200
Talkooporukan ruokailut juhlapäivällisillä 250
Sekalaiset kulut 400
Yhteensä 5000

 

Tulot
SKsL ry (reprot) 1300
Kuvamaksut 1500
Näyttelyluettelon takakannen mainos 700
Kokosivun mainos 500
Kaksi puolen sivun mainosta á 250e 500
Neljä 1/4 sivun mainosta 125e 500
Yhteensä 5000

Yhden ison mainoksen saa myytyä helposti, ja toisen jälkeen on jo suurin osa rahoista kasassa. Taloudellinen riski ei ole suuri, mutta myyntiaktiivisuutta se kyllä vaatii.

Jos järjestävän seuran tarkoitus on hakea avustuksia yksityisiltä rahastoilta, taidetoimikunnilta tai vastaavilta, kannattaa budjetin laatimiseen kiinnittää erityistä huomiota. Tulojen ja menojen olisi hyvä olla tarkalleen samat, sillä näyttelyllä ei ole  tarkoitus päästä rikastumaan, koska kameraseurat ovat yleishyödyllisiä yhteisöjä ja verottaja on tarkkana näissä asioissa. Toki pieni voitto sallitaan, jolla voi seuran toimintaa rahoittaa.

Mainosten myynti kannattaa kuitenkin aloittaa jo hyvissä ajoin, jopa vuotta etukäteen. Monilla suurilla yrityksillä on jokavuotiset budjettinsa tällaiseen sponsoritoimintaan, eikä siitä kesken vuoden lipsuta.

Aikataulut on myös hyvä suunnitella hyvissä ajoin

Päätös näyttelyn järjestämisestä on siis tehty, ja kustannusarviokin saatu aikaiseksi. Seuraavaksi kannattaa hahmotella aikataulu ja vastuuhenkilöiden tehtävät – milloin mitäkin tehdään, ja kuka sen tekee. Vielä tässä vaiheessa talkooporukan koon ei tarvitse olla kovin suuri.  (1. raadin kokoaja ja sihteeri, 2. taloudenhoitaja ja mainosten ykkösmyyjä, 3. vedosten reproaja, 4. näyttelyluettelon taittaja ja 5. diaesityksen laatija). Yksi henkilö kannattaa valita kokonaisvastuulliseksi projektipäälliköksi, joka pitää koko paletin kasassa ja tietää kokoajan missä mennään milläkin vastuualueella.

Aikataulu voisi olla esim. seuraavanlainen (suluissa vastuuhenkilö):

  1. Noin vuosi ennen näyttelyä
    • Hakemus liitolle (sihteeri)
    • Tilojen varaus: näyttely-, avajais-, ja kokoustila (pj)
    • Mainosmyynnin aloittaminen ja apurahahakemusten tekeminen (taloudenhoitaja)
    • Teemanäyttelyn kyseessä ollessa teeman valinta (työryhmä)
    • Tulo- ja menoarvion, työsuunnitelman ja aikataulun suunnittelu ja kirjaaminen (työryhmä)
  2. Puoli vuotta ennen näyttelyä
    • Hotelleiden kilpailuttaminen avajaisviikonlopun osalta, mahdollinen ennakkovaraus
      ja viimeisen mahdollisen varauspäivämäärän selvittäminen (taloudenhoitaja)
    • Tiedotus muille seuroille SKsL:n kotisivujen kautta sekä Kamera -lehteen (sihteeri)
      • Näyttely ja mahdollinen teema
      • Järjestävän seuran nimi
      • Näyttelykuvien viimeinen lähetyspäivämäärä (n. 2 kk ennen näyttelyn
        avajaisia)
      • Näyttelykuvien lähetysosoite
      • Tilinumero kuvamaksuja varten ja kuvamaksujen suuruudet 4eur / 2 eur (kannattaa ehkä avata näyttelyä varten vaikka oma tili, johon mainos- ja kuvamaksutulot ohjataan)
      • Näyttelyn aikataulu ja avajaispäivämäärä skeä aika, hotellin/hotellien yhteystiedot, hinnat ja viimeiset varauspäivämäärät
      • Vastuuhenkilön yhteystiedot lisätietojen kysymistä varten
  3. Näyttelykuvien valintaraadin kokoaminen (vähintään kaksi henkilöä) ja sen hyväksyttäminen Liiton hallituksella. Raadissa tulee olla yksi liiton hallituksen nimeämä henkilö valvomassa erityisesti vuosi- ja teemanäyttelysääntöjen noudattamista, mutta tätäkin nimeä voi hallitukselle ehdottaa. (raadin valitsija)
  4. Avajaisviikonlopun esiintyjien etsiminen (työryhmä/pj)
  5. Mahdollisen juhlapäivällisen kilpailuttaminen ravintoloiden/pitopalveluiden kesken
    (taloudenhoitaja)
  6. Noin 1-3 kuukautta ennen näyttelyä
    • Avajaisviikonlopun ohjelmasta ja liiton kevät-/syyskokouksen ajasta ja paikasta
      tiedottaminen (sihteeri)
    • Painotalojen kilpailuttaminen näyttelyluettelon ja -julisteen osalta (luettelon
      taittaja)
    • Lehdistötiedotteen alustava laatiminen kunniamainintoja lukuunottamatta –
      näiden kanssa tulee muuten kiire (sihteeri)
  7. Viimeisen noin kuuden viikon aikana (eli näyttelykuvien saavuttua)
    • Näyttelykuvien valinta (valintaraati)
    • Hyväksyttyjen kuvien listauksen toimittaminen Liiton näyttelyvastaavalle niiden julkaisua varten
    • Vedosten reproaminen / digitaalisten versioiden pyytämien
    • Näyttelyluettelon ja -julisteen taittaminen ja painaminen
    • Digisarjan kuvaesityksen laatiminen
    • Avajaistarjoiluiden hankkiminen
    • Lehdistötiedotteen lähettäminen alueen medioille ja mahdollisen lehdistötilaisuuden pitäminen
    • Kuvien ripustaminen näyttelypaikalle (tässä tarvitaan usieta apukäsiä)
    • Videotykin, äänentoistolaitteiden, yms. hankkiminen avajaispäivän mahd. luentoja tai kuvaesityksiä varten
  8. Avajaisten yhteydessä
    • Avajaisviikonlopun dokumentointi (ja kuvien toimittaminen Liiton näyttelyvastaavalle ja Kamera -lehdelle)
    • Niiden kuvien palauttaminen, jotka eivät päässeet näyttelyyn (postikuluissa säästää helposti paljon rahaa, kun antaa kuvat ja näyttelyluettelot avajaisvieraiden mukaan)
    • Näyttelyluettelon julkistaminen
    • Puheita, esityksiä, ruokaa, juomaa… Se oli sitten siinä!
  9. Näyttelyn jälkeen
    • Näyttelyn purkaminen
    • Viimeisten kuvien palauttaminen jäsenseuroittain + näyttelyluettelot
    • Näyttelyluetteloiden toimittaminen
      • Liiton toimistolle (20 kpl) PL 58, 37501 LEMPÄÄLÄ
      • Suomen Valokuvataiteen Museon arkistoon (1 kpl) Tallberginkatu 1 C 85
        00180 Helsinki

Vaikka aikaisemmista näyttelyistä ja avajaisviikonlopuista onkin hyvä ottaa mallia, esim. vierailemalla parissa avajaisissa ennen omaa, on myös uuden ideointi aina sallittua.

Kannattaako se sitten?

Loppusanoiksi on helppo väittää, että totta kai näyttelyn järjestäminen kannattaa. Työtä ja vaivaa siitä tietysti on, mutta kun asiat suunnittelee hyvin ja on hyvissä ajoin liikenteessä, saa talkooporukkaan mukaan niin tekeminen sujuu jouhevasti, sekä seuran yhteishenki kohoaa silmissä, kun tehdään yhdessä työtä saman päämäärän eteen.