Tiedottamisen vaihtoehdot

Mikä ihmeen tiedottaminen ja suhdetoiminta?

Tiedotus- ja suhdetoiminta ovat osa laajempaa yhteisöviestinnän kokonaisuutta, ja molemmat lasketaan kuuluvaksi ns. informointiin. Tiedottamisen tehtävänä on jakaa tietoa yhteisöstä sen yhteistyö- ja kohderyhmille eli niille ihmisryhmille, joiden kanssa yhteisö on tekemisissä ja/tai jotka ovat sille tärkeitä. Tiedottamisella välitetään niin ajankohtaisia uutisia ja tapahtumatietoja kuin yleistäkin tietoa yhteisöstä. Tärkeimpinä keinoina käytetään tiedotteita ja tiedotustilaisuuksia. Suhdetoiminta eli PR (public relationships) kattaa monia toimintoja, joilla pyritään vaikuttamaan yhteisökuvaan eli siihen, millaisena ihmiset yhteisön näkevät. Suhdetoiminta on yleensä henkilökohtaista viestintää, tapaamisia ja puhelinkeskusteluita, mutta myös meidasuhteiden luominen ja hoitaminen ja julkisuuden tavoittelu kuuluvat siihen. Tiedotusmateriaalia käytetään yhteisöstä kertomiseen eri ryhmille, ja se voi olla pysyvää tai tapahtumakohtaista. Pysyvää materiaalia käytetään kerrottaessa yleistä tietoa yhteisöstä, kun taas kustakin tapahtumasta tehdään oma tiedotusmateriaalinsa. Pysyvää tiedotusmateriaalia ovat esimerkiksi esitteet, julisteet, WWW-sivut, kalvosarjat ja videot.

Esite

Esitteen on tarkoitus toimia perustietopakettina seurasta. Siinä on hyvä tulla esille mm. seuran toiminta-ajatus eli miksi seura on olemassa, miten se toimii, miksi siihen kannattaa liittyä eli mitä etua se tarjoaa jäsenilleen, jäsenmäärä, historia lyhyesti ja yhteystiedot, mistä saa lisätietoa. Esitteen voi toteuttaa vaikka (väri)kopiokoneella, jolloin kustannukset saadaan alas ja päivitys on helppoa vaikka yhteystietojen muututtua. yksinkertaisimmillaan esite voi olla tekstinkäsittelyohjelmalla tehty, taitettu A4-paperi, jossa on etukansi, yksi aukeama tekstiä ja takakansi. Mukaan kannattaa laittaa seuran logo (nimen kirjoitustapa) ja/tai liikemerkki (symboli eli tunnus). Varsinkin, jos tekstiä on paljon, sitä kannattaa paloitella väliotsikoiksi, jotka helpottavat silmäilyä. Samoin tekstin jako palstoihin helpottaa lukemista. Kirjaintyypin eli fontin tulisi olla erityisesti leipätekstissä yksinkertainen ja helppolukuinen, otsikoissa voi käyttää jotain koristeellisempaa jos haluaa. Asettelun pitäisi olla riittävän väljä, kuva tai kuvia voi olla, mutta paperia ei pidä tunkea liian täyteen. Sisällön suunnittelussa tulisi ottaa kohdeyleisö huomioon, ja jos kohderyhmiä on useita, voidaan tehdä jopa eri esitteet eri ryhmiä varten. Nuorille suunnattu esite poikkeaa sekä ulkoasultaan että sisällöltään ja kieleltään jonkin verran vaikkapa virallisille tahoille suunnatusta esitteestä. Joka tapauksessa asiat kannattaa esittää lyhyesti ja ytimekkäästi, eikä jaaritella turhia. Teksti on hyvä ensin luetuttaa jollakin kohderyhmään kuuluvalla henkilöllä, joka voi antaa omia parannusehdotuksiaan. Esitteitä voi jakaa esimerkiksi tiedotteiden mukana, uusille ja mahdollisille jäsenille sekä näyttelyiden ja avustushakemusten yhteydessä. Myös monissa kirjastoissa ja museoissa on varattu erikseen paikka erilaisille esitteille. Esitteitä kannattaa pitää aina seuran kokoontumisissa mukana, jos sattuu tarvitsemaan.

Juliste

Juliste on yksi edullisimmista markkinointikeinoista, se on paikasta hieman riipuen esillä lähes jatkuvasti ja kaiken lisäksi se on erittäin helppo tehdä. Yleisjuliste toimii mainiosti vaikka seuran säännöllisten tapaamisten markkinoinnissa, ja tapahtumiin voidaan tehdä omat julisteet erikseen. Työn helpottamiseksi voi suunnitella valmiin julistepohjan, johon mietitään valmiiksi otsikon, kuvan, tekstin, logon, liikemerkin ja yhteystietojen paaikka. Näin kyseiset tiedot lisäämällä saadaan julistetta muokattua kuhunkin tarkoitukseen sopivaksi. Ulkoasusta kannattaa suunnitella esitteen tapaan avara, eli sijoittaa siihen vain vähän tekstiä selkeällä ja isokokoisella fontilla. Kiinnostava, lyhyt otsikko on erityisen tärkeä, koska se kiinnittää lukijan huomion. Otsikko yleensä antaa jonkin lupauksen, miksi se kannattaa lukea loppuun. Juliste voidaan aivan hyvin suunnitella kuvan- tai jopa tekstinkäsittelyohjelmmallakin, mutta jos käytössä on jokin grafiikka- tai taitto-ohjelma, aina helpompaa se on. Se voidaan kopioida (väri)kopiokoneella A3- tai A4-kokoon, aivan kuten esitekin. Julisteita voi jakaa mm. kouluihin, kirjastoihin, kauppojen ja museoiden ilmoitustauluille, tietenkin luvan kanssa.

Nettisivut

Monella kameraseuralla nettisivut jo onkin olemassa, mutta ei kaikilla. Nettisivut ovat vähän kuin näyteikkuna yhdistykseen, sillä ne mainostavat sitä ja tiedottavat siitä yötä-päivää. Varsinkin nuorten jäsenten houkuttelussa nettisivut ovat hyvin oleelliset, sillä netistähän sitä tietoa nykyään ensimmäisenä haetaan. Siksi sivuihin kannattaa panostaa ja eritoten päivitys on tärkeää. Kun sivuja lähtee suunnittelemaan, kannattaa vilkaista hieman muiden seurojen sivuja, ei kopioidakseen niitä, vaan saadakseen ideoita sisällöstä ja rakenteesta. Sivut voivat sisältää ihan perustietoa yhdistyksestä, tietoa tulevista tapahtumista ja vaikka lyhyitä juttuja menneistäkin tapahtumista. Kuvapolitiikkaakin on monenlaista, henkilögalleria tai esim. kuukauden kuva -systeemi, jossa jäsenet saavat kuviaan vuorotellen esille. Liiton palvelimelta on varattu tilaa jokaisen kameraseuran nettisivuja varten.